Vos mails aussi ont besoin d’une signature

Quel est le point commun entre Zorro, la déclaration d’indépendance des Etats-Unis et une peinture de Picasso ? La signature. Les aventures de Zorro auraient moins de piquant s’il ne signait pas ses actions de son célèbre « Z », la déclaration d’indépendance des Etats-Unis d’Amérique comporte pas moins de 56 signatures (dont celle de John Hancock dont le nom est passé à la postérité comme un synonyme de « signature » justement) et chaque œuvre d’art est signée de la main de son créateur en signe d’authenticité et de reconnaissance. Vous ne vous imaginez pas faire un prêt à la banque en apposant simplement un grand « X » en bas de page ? Ou encore, à moins de coller de grandes lettres découpées dans des magazines, vous n’avez pas pour habitude d’envoyer des lettres sans les signer de votre nom ? C’est pareil pour vos mails. Tout mail devrait se terminer par une signature automatique reprenant vos informations de contact. Ce rappel en fin de message a deux grands intérêts : rappeler qui vous êtes, votre fonction et votre structure tout en vous présentant comme professionnel. Vous ne contactez pas vos clients avec des mails écrits en rose car « ce ne serait pas pro », alors ne vous passez pas non plus d’une signature. Car « ce n’est pas pro » non plus. Explications.

On dit souvent que l’on n’a qu’une seule chance de faire une bonne première impression. C’est pareil pour la dernière impression : c’est celle qui marque avant de passer à autre chose. Celle-ci aussi est unique et éphémère. Lorsque vous croisez une connaissance, vous prenez généralement soin de lui dire Bonjour et de lui souhaiter une bonne journée avant de partir. C’est pareil lorsque vous envoyez un mail, celui-ci doit être construit comme ce qu’il est en réalité : un rapport entre deux personnes.

On peut considérer, dans un email, que, si la première impression est le titre du mail, voire l’adresse utilisée, la dernière sera ce par quoi se conclut la lecture, généralement une formule de politesse. Et rien d’autre ? Si, une signature, la vôtre. Avec toutes les possibilités qui s’ouvrent à vous pour améliorer celle-ci.

Pourquoi une signature ?

Une signature, c’est la touche finale de votre email, celle qui vous distingue d’un autre mail, celle qui personnalise le courrier, celle qui replace vos couleurs ou votre logo et qui rappelle qui vous êtes. Elle n’est pas obligatoire mais cela fait beaucoup plus pro d’en utiliser une puisque cela laisse une bonne impression. Cela casse aussi la monotonie visuelle du mail, apportant une touche de couleur dans un pavé de texte qui va rendre la lecture plus agréable à l’œil.

Souvenez-vous que le mail est le moyen de communication le plus utilisé en 2021. Ne faites pas les choses à moitié, surtout vu l’investissement qu’une bonne signature demande. Elle ne sert pas uniquement à décliner son identité, elle fait aussi passer un message – que ce soit une nouvelle information ou qu’elle va place simplement comme professionnel travaillant au sein d’une structure connue. Souvenez-vous aussi qu’il s’agit là d’un important gain de temps : la signature appose automatiquement vos informations de contact à la fin de chaque message.

Une signature n’est pas un roman

La signature doit être courte, précise et factuelle. Elle est synthétique et ne reprend que les informations importantes pour rappeler qui est l’expéditeur. Elle est au mail ce qu’une carte de visite est à un contact physique : un rappel. Plus votre signature est courte, plus elle aura d’impact.

Une signature est utile

Une signature ne fait que 3 ou 4 lignes avec une bonne hiérarchisation de l’information (êtes-vous sûr qu’il soit important de préciser que votre gîte est fait de 9300 briques ?). Les informations indiquées sont pertinentes et utiles. On évitera donc d’y indiquer un numéro de téléphone sur lequel on ne répond jamais ou son compte Google+. Elle indiquera, par contre, clairement l’identité du contact et sa place dans l’entreprise/la structure.

Une signature permet de vous contacter directement

Le but d’une signature étant de garder le contact ou de l’amener sur un autre terrain, on veillera à y mettre des informations permettant de dépasser l’email (téléphone, adresse, réseaux sociaux,…). Il est, par contre, évidemment inutile d’y indiquer son mail puisque l’on communique déjà par mail.

Une signature est belle et cohérente

Elle respectera la charte graphique s’il y en a une et se limitera généralement à une ou deux polices d’écriture, une ou deux couleurs et une ou deux tailles d’écriture. Elle s’appuiera sur votre logo si vous en avez un pour faire de votre communication un tout cohérent. La signature est donc un mélange de textes et de visuels pour informer mais aussi attirer l’attention et donner envie de prolonger le contact.

La signature n’est ni trop grande ni trop petite

Votre signature gardera des proportions cohérentes : ni illisible (trop petite), ni surdimensionnée (trop grande). Une signature fait généralement entre 320 et 600 pixels de large et entre 90 et 150 pixels de haut.

Une signature est personnelle et vous présente comme une personne

De la même manière que vous signez généralement de votre propre nom, votre signature sera souvent accompagnée de votre photo pour mettre le côté « rapport humain » en avant. Ce n’est pas un ordinateur qui me contacte, c’est Patricia Duchmol, voici sa photo. Cela permet de mettre un visage sur un nom ou un établissement et amène la relation sur un terrain un peu moins superficiel. Cela permet aussi de se souvenir de la personne, le cerveau humain retenant davantage les images que les textes, et les visages que les paysages. On veillera à ce que cette photo reste « pro » ou ait un rapport avec la structure (on évitera ainsi la photo entre Mickey et Dingo des dernières vacances à Disneyland Paris).

Une signature est un mélange de textes et de visuels

La signature va mélanger texte et visuel pour des raisons non seulement esthétiques mais aussi pratiques : certaines messageries suppriment les images ou les pièces jointes. Évitez donc de tout mettre en images, laissez-y un peu de texte avant (par exemple : formule de politesse et nom/prénom + banner image de signature). On privilégiera les images au format .jpg, plus légères et mieux acceptées par les messageries. Faire sa signature en HTML peut résoudre ce problème (voir « Pour aller plus loin »).

Une signature est une marque distinctive de votre établissement

Si vous êtes plusieurs à communiquer par mail, vous veillerez à avoir des signatures semblables par souci de cohérence. Cela joue dans l’effet général de votre établissement et a son impact au sein de votre charte graphique, même à petit niveau.

Une signature n’est pas un roman

La signature doit être courte, précise et factuelle. Elle est synthétique et ne reprend que les informations importantes pour rappeler qui est l’expéditeur. Elle est au mail ce qu’une carte de visite est à un contact physique : un rappel. Plus votre signature est courte, plus elle aura d’impact.

Une signature est utile

Une signature ne fait que 3 ou 4 lignes avec une bonne hiérarchisation de l’information (êtes-vous sûr qu’il soit important de préciser que votre gîte est fait de 9300 briques ?). Les informations indiquées sont pertinentes et utiles. On évitera donc d’y indiquer un numéro de téléphone sur lequel on ne répond jamais ou son compte Google+. Elle indiquera, par contre, clairement l’identité du contact et sa place dans l’entreprise/la structure.

Une signature permet de vous contacter directement

Le but d’une signature étant de garder le contact ou de l’amener sur un autre terrain, on veillera à y mettre des informations permettant de dépasser l’email (téléphone, adresse, réseaux sociaux,…). Il est, par contre, évidemment inutile d’y indiquer son mail puisque l’on communique déjà par mail.

Une signature est belle et cohérente

Elle respectera la charte graphique s’il y en a une et se limitera généralement à une ou deux polices d’écriture, une ou deux couleurs et une ou deux tailles d’écriture. Elle s’appuiera sur votre logo si vous en avez un pour faire de votre communication un tout cohérent. La signature est donc un mélange de textes et de visuels pour informer mais aussi attirer l’attention et donner envie de prolonger le contact.

La signature n’est ni trop grande ni trop petite

Votre signature gardera des proportions cohérentes : ni illisible (trop petite), ni surdimensionnée (trop grande). Une signature fait généralement entre 320 et 600 pixels de large et entre 90 et 150 pixels de haut.

Une signature est personnelle et vous présente comme une personne

De la même manière que vous signez généralement de votre propre nom, votre signature sera souvent accompagnée de votre photo pour mettre le côté « rapport humain » en avant. Ce n’est pas un ordinateur qui me contacte, c’est Patricia Duchmol, voici sa photo. Cela permet de mettre un visage sur un nom ou un établissement et amène la relation sur un terrain un peu moins superficiel. Cela permet aussi de se souvenir de la personne, le cerveau humain retenant davantage les images que les textes, et les visages que les paysages. On veillera à ce que cette photo reste « pro » ou ait un rapport avec la structure (on évitera ainsi la photo entre Mickey et Dingo des dernières vacances à Disneyland Paris).

Une signature est un mélange de textes et de visuels

La signature va mélanger texte et visuel pour des raisons non seulement esthétiques mais aussi pratiques : certaines messageries suppriment les images ou les pièces jointes. Évitez donc de tout mettre en images, laissez-y un peu de texte avant (par exemple : formule de politesse et nom/prénom + banner image de signature). On privilégiera les images au format .jpg, plus légères et mieux acceptées par les messageries. Faire sa signature en HTML peut résoudre ce problème (voir « Pour aller plus loin »).

Une signature participe à la charte graphique de votre établissement

Si vous êtes plusieurs à communiquer par mail, vous veillerez à avoir des signatures semblables par souci de cohérence. Cela joue dans l’effet général de votre établissement et a son impact au sein de votre charte graphique, même à petit niveau.

Pour aller plus loin

Vous avez maintenant une signature utile et esthétique qui se place automatiquement à la fin de tous vos mails ? Bravo à vous si elle respecte déjà les critères précédents. Qu’elle soit sous forme d’image ou de texte, vous avez su offrir à votre contact une approche plus personnelle de la communication tout en plaçant de manière stratégique des informations utiles. Vous pouvez vous arrêter là si le travail a déjà été conséquent. Les indications suivantes sont « optionnelles » mais vous aideront à avoir une signature encore plus efficace pour réellement utiliser votre signature comme un outil marketing.

Passez au HTML

Si vous voulez être sûr que votre signature soit lisible sur toutes les adresses de messagerie et sur tous les supports (smartphones, tablettes, ordinateurs, …), vous pouvez la créer au format HTML. Pas d’inquiétude si ces quatre lettres sonnent chinois pour vous, nous vous présentons des outils qui feront cela de manière automatique en fin d’article. Retenez juste que le format HTML permet un affichage optimal peu importe la lecture.

Si vous travaillez en HTML, pensez à remplir les balises <alt> avec vos informations au cas où le visuel ne passerait pas.

Assurez-vous que votre signature est responsive

Que vous soyez ou non passé sous format HTML, votre signature doit être lisible sur smartphone aussi bien que sur écran d’ordinateur. Veillez à ce que l’ensemble reste visible et lisible sur un support plus petit (taille et polices d’écriture, couleurs,…). Si vous avez une signature plus poussée, vos boutons et vos liens doivent être cliquables et visibles même lorsque votre signature est réduite. Attention aux gros doigts, pensez à espacer les liens.

Utilisez la signature comme outil marketing

Que ce soit en changeant légèrement votre signature au fil du temps (des promotions, des saisons, des nouveautés, …) ou en y apposant un second banner reprenant une nouvelle info, votre signature est un message qui arrive directement sous les yeux de vos clients/futurs clients. N’hésitez donc pas à en profiter pour faire passer autre chose que simplement vos informations de contact. Concours, nouveautés, articles de blog, idées de balades,… C’est un lien direct et établi avec votre contact, montrez-lui clairement ce que vous voulez qu’il voit ou qu’il lise via des images, des liens ou des Call To Action. Contrairement à une carte de visite, la signature mail est évolutive ! Pour un gîte, on pourrait y mettre le lien vers la réservation instantanée (CTA), pour un magasin, la dernière promo (peut-être en modifiant le visuel chaque mois à l’aide d’un template), pour une ferme pédagogique, une vidéo d’activité… Soyez créatif !

Pour aller plus loin

Vous avez maintenant une signature utile et esthétique qui se place automatiquement à la fin de tous vos mails ? Bravo à vous si elle respecte déjà les critères précédents. Qu’elle soit sous forme d’image ou de texte, vous avez su offrir à votre contact une approche plus personnelle de la communication tout en plaçant de manière stratégique des informations utiles. Vous pouvez vous arrêter là si le travail a déjà été conséquent. Les indications suivantes sont « optionnelles » mais vous aideront à avoir une signature encore plus efficace pour réellement utiliser votre signature comme un outil marketing.

Passez au HTML

Si vous voulez être sûr que votre signature soit lisible sur toutes les adresses de messagerie et sur tous les supports (smartphones, tablettes, ordinateurs, …), vous pouvez la créer au format HTML. Pas d’inquiétude si ces quatre lettres sonnent chinois pour vous, nous vous présentons des outils qui feront cela de manière automatique en fin d’article. Retenez juste que le format HTML permet un affichage optimal peu importe la lecture.

Si vous travaillez en HTML, pensez à remplir les balises <alt> avec vos informations au cas où le visuel ne passerait pas.

Assurez-vous que votre signature est responsive

Que vous soyez ou non passé sous format HTML, votre signature doit être lisible sur smartphone aussi bien que sur écran d’ordinateur. Veillez à ce que l’ensemble reste visible et lisible sur un support plus petit (taille et polices d’écriture, couleurs,…). Si vous avez une signature plus poussée, vos boutons et vos liens doivent être cliquables et visibles même lorsque votre signature est réduite. Attention aux gros doigts, pensez à espacer les liens.

Utilisez la signature comme outil marketing

Que ce soit en changeant légèrement votre signature au fil du temps (des promotions, des saisons, des nouveautés, …) ou en y apposant un second banner reprenant une nouvelle info, votre signature est un message qui arrive directement sous les yeux de vos clients/futurs clients. N’hésitez donc pas à en profiter pour faire passer autre chose que simplement vos informations de contact. Concours, nouveautés, articles de blog, idées de balades,… C’est un lien direct et établi avec votre contact, montrez-lui clairement ce que vous voulez qu’il voit ou qu’il lise via des images, des liens ou des Call To Action. Contrairement à une carte de visite, la signature mail est évolutive ! Pour un gîte, on pourrait y mettre le lien vers la réservation instantanée (CTA), pour un magasin, la dernière promo (peut-être en modifiant le visuel chaque mois à l’aide d’un template), pour une ferme pédagogique, une vidéo d’activité… Soyez créatif !